THE DEMING CYCLE

Pendahuluan

Banyak organisasi yang berupaya meningkatkan pelayanan melalui implementasi ‘Big Bang’ dan dengan penghematan dari proyek yang besar. Ini mungkin cocok, tapi sering langkah kecil secara berulang untuk perbaikan atau proses dapat lebih efisien dan kurang berisiko.

The Deming Cycle diperkenal oleh W. Edwards Deming sebagai sebuah metode untuk meningkatkan kualitas. Jika proses di dalam suatu tempat, maka mereka dapat dinilai. Perubahan dapat dibuat untuk proses itu dan dampak dari perubahan-perubahan yang dinilai melalui pengukuran lebih lanjut. Hal ini memungkinkan berlansungnya peningkatan yang terukur.

Dari waktu ke waktu langkah peningkatan  memungkinkan layanan atau proses untuk menjadi lebih matang. Setelah masing masing tahapan dari Plan-Do-Check-Act, ada masa konsolidasi untuk memungkinkan peningkatan baru to ‘bed-in’ dan untuk memastikan bahwa mereka melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan.

MAKSUD DAN TUJUAN

Tujuannya adalah terus menurus meningkatkan pelayanan. Hal ini berhubungan dengan layanan yang diberikan oleh organisasi itu dan juga proses yang digunakan untuk memberikan layanan-layanan tersebut. The Deming Cycle mungkin digunakan untuk peningkatan, misalnya, sebuah pesan layanan online atau layanan tingkat manajemen proses dalam sebuah organisasi.

KEGIATAN-KEGIATAN UTAMA

Integrasi dari Plan-Do-Check-Act siklus dengan tujuh langkah peningkatan proses mengidentifikasi proses kegiatan setiap tahap sebagai berikut :

PLAN

1. mengidentifikasi strategi untuk perbaikan.

2. apa yang akan anda ukur.

DO

3. Mengumpulkan data

4. memproses data.

CHECK

5. menganalisa informasi dan data.

6. tampilkan dan gunakan informasi tersebut.

ACT

7. Melaksanakan perbiakan.

Proses-Proses yang dilakukan oleh Service Operation

The processes performed by service operations are: 

1. • Event management: This is the process responsible for the monitoring of all events throughout the IT infrastructure and applications to ensure normal operation. Event management is there to detect, escalate and react to exceptions. 
2. Incident management: This is the process for dealing with all incidents. These may be incidents where service is being disrupted or where service has not yet been disrupted. 
3. Request fulfilment: This is the process that carries out service requests from users. Request fulfilment covers standard change requests, requests for information and complaints. From a service desk perspective, the process of 42 SERVICE OPERATION request fulfilment tends to cover all the calls that are neither incidents nor relate to problems. 
4. Problem management: This process is responsible for the management of all problems in the IT infrastructure. The process includes root cause analysis and arriving at the resolution of problems. Problem management remains responsible until resolutions are implemented via the processes of change management and release management. 
5. Access management: This process enables users with the correct level of authorisation to access an application or service. It is also ensures that those without the required level of authorisation are not able to access applications and services. Access management allows an organisation to control access to applications and services.

Proses-Proses yang dilakukan oleh Service Operation :

1. Event Management : Proses ini bertanggung jawab untuk pengawasan semua kegiatan diseluruh infrastuktur dan aplikasi TI untuk memastikan berjalan normal.
2. Incident management : Proses ini dilakukan untuk berurusan dengan semua kejadian. Mungkin ini kejadian dimana suatu layanan sedang terganggu atau belum terganggu.
3. Request fulfilment : Proses ini yang melaksanakan permintaan layanan dari pengguna. Pemenuhan permintaan meliputi tingkat perubahan permintaan, permintaan untuk infromasi dan pengaduan.
4. Problem management : Proses ini bertanggung jawab untuk menangani semua masalah yang ada di infrastruktur TI.
5. Access managemen : Proses ini memungkinkan pengguna dengan tingkat yang benar dalam hak untuk mengakses sebuah aplikasi atau layanan.

Tugas 1

Manajemen

1.     Teori Manajemen Menrut Para Ahli

a.  James A.F Stoner

Menurut James A.F Stoner manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemantauan,   dan pengarahan terhadap usaha anggota-anggota dalam sebuah organisasi, pemanfaatan sumber daya, dan pencapaian target organisasi yang sudah ditentukan.

b.  Peter E. Drucker

Menurut Peter E. Drucker manajemen adalah alat serbaguna yang mengatur bisnis dan manajer yang mengatur pekerja dan pekerjaannya.

2.     Fungsi Manajemen

a.  P.O.A.C (Plan, Organize, Actuating, Control)

·     Plan (perencanaan) adalah sebagai pondasi dasar dalam manajemen. Perencanaan ini merupakan kegiatan untuk menentukan dan menerapkan pencapaian tujuan organisasi.

·     Organize (mengolah) adalah mempersiapkan dan mengatur semua sumber-sumber sebelum diterapkan dan pengambilan tindakan yang telah ditetapkan dalam tahap perencanaan.

·     Actuating (menggerakkan) adalah hubungan antara pemimpin dengan bawahan untuk memahami dan berkontribusi secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi.

·     Control (Mengendalikan) adalah untuk memastikan bahwa kinerja sesuai dengan rencana yang sejalan dengan tujuan perusahaan. Hal ini membandingkan antara kinerja aktual dengan standar yang telah ditetapkan. Jika terjadi perbedaan yang signifikan maka manajer harus mengambil tindakan yang sifatnya mengoreksi.

b.  P.O.L.C (Planning, Organizing, Leading, Controlling)

·     Planning (Perencanaan) adalah fungsi dari manajemen yang melibatkan penetapan tujuan dan menentukan tindakan untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk perencanaan yang baik, manajer harus menyadari kondisi eksternal yang dihadapi oleh organisasi mereka.

·     Organizing (Pengorganisasian) adalah fungsi manajemen yang mengembangkan struktur organisasi dan sumber daya manusia koordinat dalam struktur tersebut untuk mencapai tujuan organisasi.

·     Leading (Memimpin) adalah sebuah kegiatan yang mempengaruhi dan menginspirasi orang ain untuk mengambil tindakan. Manajer yang memimpin juga menginspirasi karyawam mereka untuk menjadi antusias dengan bekerja untuk mencapai tujuan organisasi.

·     Controlling (Mengendalikan) adalah fungsi manajemen yang membutuhkan pemantauan kinerja sehingga memenuhi standar kinerja yang ditetapkan oleh organisasi. Pengendalian terdiri dari tiga langkah:

·         Menetapkan standar kinerja berdasarkan tujuan perusahaan

·         Mengukur dan membandingkan kinerja aktual terhadap standar

·         Mengambil tindakan korektif bila diperlukan

3.     Proses Manajemen Menurut Henry Fayol

a.  Perencanaan

Perencanaan adalah suatu kegiatan menggabungkan kesatuan, kesinambungan, fleksibilitas dan presisi yang diberikan sumber daya, jenis, dan pentingnya pekerjaan dan tren masa depan organisasi. Proses perencanaan adalah proses yang sangat sulit, maka dari itu seluruh anggota organisasi harus ikut membantu.

b.  Mengatur

Mengatur adalah kegiatan untuk mengatur segala sesuatu yang diperlukan oleh organisasi. Seperti menyediakan modal, personil dan bahan baku untuk menjalankan sehari-hari dari bisnis, dan membangun struktur untuk mencocokkan pekerjaan.

c.   Komandan

Komandan atau seseorang yang mengatur contohnya manajer, memiliki pengetahuan yang mendalam tentang personil menciptakan persatuan, energy, inisiatif dan kesetiaan dan menghilangkan ketidak mampuan.

d.  Koordinasi

Memngkoordinir atau mempersatukan seluruh kegiatan dan anggota-anggota untuk menjaga keseimbaangan kegiatan organisasi.

e.  Mengendalikan

Mengendalikan hampir sama dengan mengatur dan membutuhkan komando yang baik dalam mengendalikan suatu organisasi, disini maksud dari mengendalikan adalah mengidentifikasi kelemahan dan kesalahan.

4.     Manajemen Role “Mint Berg”

a.  Interpersonal Category

Seseorang yang dapat memotivasi, menjadi inspirasi, pandai berkomunikasi, dapat menjadi seorang pemimpin yang baik dan memiliki kekuasan serta bertanggung jawab,

b.  Informational Category

Seseorang yang memonitor atau mencari informasi yang berkaitan dengan organisasinya, dessiminator dan juru bicara yang baik mewakili organisasi untuk menyampaikan informasi tentang organisasi kepada pihak luar.

c.   Decisional Category

Seseorang yang mampu memecahkan masalah, memiliki ide-ide baru dan menerapkannya. Mampu menengahi suatu masalah, mengalokasikan dana sesuai dengan sumber daya serta penugasa, dan menjadi seorang negosiator untuk organisasi.

5.     Teori organisasi klasik

a.  Henry fayol

Teori manajemen fayol adalah bagaimana manajemen berinteraksi dengan personil , teori nya meliputi 14 prinsip manajemen , fayol menyimpulkan bahwa manajemen harus berinteraksi dengan personil di lima dasar untuk mengontrol dan rencana produksi.

b.  Max weber

Teori weber disebut teori manajemen birokrasi, weber diuraikan prinsip prinsip birokrasi yang ideal, ia juga menunjukan bahaya birokrasi benar bisa menghadapi.

c.   Marry Parker Follet

Menurut marry parker pentingnya sebuah organisasi menetapkan tujuan umum untuk karyawannya, dia menggunakan manajer untuk memungkinkan karyawan untuk berpatisipasi dalam pengambilan keputusan.

6.    Teori Machiavelli

       Berdasarkan buku the prince karya Machiavelli dapat disimpulkan seperti berikut:

a.  Seorang pemimpin harus memprioritaskan apa yang perlu dilakukan untuk mempertahankan kekuasaan dan harus menghindari hal-hal yang bisa membuat kekuasaan atau organisasi hancur

b.  Seorang pemimpin dalam organisasi harus memiliki kualitas yang baik seperti jujur, peduli kepada bawahannya, mempunyai moral yang baik, terpecaya dan manusiawi.

c.   Mempekerjakan karyawan yang berkualitas baik. Pemimimpin harus memperlakukan karyawannya dengan baik seperti menghormati, memperkaya, melakukan kebaikan, berbagi dan peduli kepada karyawan.

7.     Teori Maozedong

Mao memang merupakan bagian kecildari sedikit teoritisi dan sekaligus praktisi revolusi sosialis.  Ia mampu mengangkat latar belakang sosial ekonomi dan kultural untukmendukung obsesi revolusioner. Mao belajar banyak dari Lenin. Mempercayai bahwa partai yang disiplin, kohesif dan didukung struktur kepemimpinan yang hierarkis merupakan syarat berhasilnya revolusisosialis. Peranan kader partai sebagai penggerak mobilisasi massamenjadi faktor penting. Dalam pandangan Mao, kegagalan revolusi petani Taiping dan Nien adalah karena tidak adanya ideologi yang sistematik yang memberi pengarahan pada apa yang seharusnya dilakukan oleh parapetani.

8.     Filosofi Frederick W.Taylor

a.  Mengoptimalkan dan menyederhanakan pekerjaan, produktivitas akan meningkat.

b.  Para pekerja dan manajer perlu bekerja sama satu sama lain.

c.   Manajer harus memilih pekerja yang tepat agar pekerjaan dapat dilakukan dengan baik.

d.  Manajer harus bertanggung jawab dan berusaha untuk mendorong pengambilan keputusan melalui semua tingkat organisasi.

e.  Menurut Federik W.Taylor organisasi yang dianut memiliki aturan-aturan yang kaku.

       

 Sumber:

http://ofiyantiputri.blogspot.co.id/2012/03/definision-of-bussines.html

http://kariskaa.blogspot.co.id/2012/06/management-functions.html?m=1

https://new.edu/resources/managing-the-international-business-with-the-p-o-l-c-framework

https://www.mindtools.com/pages/article/management-roles.htm

http://smartitmanagement.blogspot.co.id/2008/10/definition-of-management.html?m=1

http://thebizmanagementguide.com/definition-of-business-management-meaning-of-management/

http://www.business.com/management/management-theory-of-max-weber/.

http://www.cliffsnotes.com/study-guides/principles-of-management/the-evolution-of-management-thought/classical-schools-of-management.

http://www.rodneyohebsion.com/machiavelli.htm

http://www.encyclopedia.com/topic/Maoism.aspx.

http://www.business.com/management/management-theory-of-henri-fayol/

https://www.mindtools.com/pages/article/newTMM_Taylor.htm